משלוח חשבוניות במייל וחתימה דיגיטאלית

הקדמה

לפני שנדון בחוק וכיצד מישמים את חוק חתימה דיגיטאלית למשלוח חשבוניות במייל, חשוב לדעת שחברות רבות מציעות פתרונות יצירתיים וזולים אך לא בהכרח תקינים. לפעמים אף אינם עומדים בדרישות החוק.
משלוח חשבוניות שלא ע"פי דרישות החוק יכולות לגרור רישום לקויים ופסילת המסמכים גם בצד השולח אך גם למקבל המסמך.
כעת, לכשהבנו את חשיבות העמידה בדרישות החוק, נבין את החוק עצמו.

הוראות לחתימה על מסמכים

בתחתית המאמר ניתן למצוא הוראות ליצירת חתימה מאובטחת אישית וכן הוראות לחתימת מסמכים בצורה דיגיטאלית.
לא מסופק קישור ישיר בכוונה.
יש לקרוא מאמר זה בעיון לפני השימוש בחתימה אלקטרונית!

החוק עצמו

את החוק עצמו ניתן למצוא בקישור הזה

להלן עיקרי החוק המשפיעים עלינו במסגרת שליחת מסמכים ממוחשבים
מטרת החוק ליצור מצב שבו מסמך דיגיטאלי החתום בחתימה דיגיטאלית מאובטחת, יהיה קביל בהליך משפטי ויהווה ראיה לכאורה לכך ש:

  • החתימה היא של בעל אמצעי החתימה.
  •  המסמך הדיגיטאלי הוא זה שנחתם על ידי בעל אמצעי החתימה.

על בסיס החוק הזה עודכנה הוראת מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) שהגדירה מהו מסמך ממוחשב:
מסמך ממוחשב – מסמך שמתקימים בו כל אחד מאלה:

  • הוא נוצר, נשלח, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים
  • הוא חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או בחתימה אלקטרונית מאובטחת, של עורך התיעוד

בתקנה זו גם הוגדרו אילו מסמכים מותר שיהיו מסמכים ממוחשבים, וחשוב לציין שתעודת משלוח חייבת להיות מקור בנייר הצמודה לחבילה ולא ניתן להפוך אותה למסמך ממוחשב.

דרישות החוק מהשולח

כדי לעמוד ברישות החוק על השולח:

  • להודיע בדואר רשום לפקיד השומה בו מתנהל תיקו על הכוונה להתחיל לשלוח מסמכים ממוחשבים
  • לקבל הסכמה מהלקוח שאליו רוצים להעביר את המסמך הממוחשב טרם שליחת המסמך הממוחשב הראשון.
    הסכמה זו צריכה להיות בכתב או באופן ממוחשב.
  • לשמור את כל מסמכי ההסכמה כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות שלו.
  • על המסמכים להיות חתומים דיגיטאלית
  • על המסמכים להכיל את הכיתוב "מסמך ממוחשב"

דרישות החוק מהמקבל

עד כה דברנו על הצד השולח (עלינו) ואת דרישות החוק כדי להכיר במסמך ממוחשב, אך מה לגבי האחריות של מקבל המסמך?
החוק אומר כי מסמכים ממוחשבים יוכרו כתיעוד חוץ, כאשר הם נשלחו כמסמך ממוחשב והמקבל קיים את דרישות החוק.

תעוד חוץ

מהו תעוד חוץ?
רישום בגין פעולה, שנתקבל על ידי הנישום או מטעמו מגורם חוץ, ואולם אם נשלח או נקלט באמצעות מחשב רישום שהוא מסמך ממוחשב בלבד.

מה זה אומר?
תיעוד חוץ של מסמכים ממוחשבים זה אמצעי אחסון ממוחשב המאפשר למצוא מסמכים לפי שיטה.
לדוגמא – תיקיה שמכילה קבצים כאשר שמות הקבצים מורכבים ממספר החשבונית ושם העוסק ששלח את החשבונית, כך שבמקרה של ביקורת ניתן יהיה לשלוף את הקובץ בקלות.

הדרישות ממקבל החשבונית

  • וידא כי המסמך מקיים את כל הדרישות שבהגדרת מסמך ממוחשב:
    • הוא בצורה דיגיטאלית
    • חתום בחתימה אלקטרונית של השולח בלבד (עוד נדון בכך בהמשך).
  • שמירה של המסמך הממוחשב – תיעשה בצורה המקורית בה נשלח, כלומר – על גבי אמצעי אחסון ממוחשבים.
    חובה לשמור את המסמך כשהוא חתום בחתימות האלקטרוניות בהן נחתם. בתיק תיעוד החוץ הממוחשב.

תנאים אלו הם הסיבה לכך שהמחוקק דרש לקבל את האישור של מקבל המסמך טרם קבלת מסמכים על ידו, והסיבה שאנו נדרשים לשמור את הסכמת מקבל החשבוניות (שלא יתכחש לזה בעתיד).

מה ההבדל בין חתימה אלקטרונית מאושרת ומאובטחת?

חתימה אלקטרונית מאובטחת – היא בעצם תעודה אלקטרונית תקנית שעומד בדרישות החוק וניתן ליצור אותה בעצמינו ולחתום מסמכים ע"י כלים כמו Adoby PDF. כדי למנוע טעויות  והטעיות לא נדון בזה במסגרת מאמר זה.

חתימה אלקטרונית מאושרת – תעודה אלקטרונית המונפקת ע"י גורם מאשר מוכר. גורם זה מוכר ע"י הרשויות ועומד בתקנים מחמירים. הגורם המאשר מזהה את החותם באופן אישי לפני הנפקת התעודה ובאפשרותו של גורם זה לאשר שהחתימה שיכת לחותם מסויים באופן ודאי.

מה משפיע על בחירה בחתימה מאושרת או מאובטחת?

חתימה מאושרת היא ודאית יותר וניתן לזהות את החותם בקלות.
חתימה מאובטחת נוצרה ע"י החותם עצמו וכדי לפצות על חוסר הודאות הוסיפו רשויות המס מספר דרישות הנוגעות לאמצעי התשלום:

  • כרטיס אשראי – בעל כרטיס האשראי חייב להיות זהה ללקוח כפי שהוא מופיע בחשבונית
  • שיק לא סחיר – השיק ע"ש החברה/הלקוח כפי שמופיע בחשבונית שנשלחה, לפקודת הנישום בלבד
  • העברה בנקאית – ישירה מחשבון הבנק של החברה/הלקוח כפי שמופיע בחשבונית שנשלחה לחשבון הבנק של הנישום.

צורת תשלום שכזו מאפשרת לעקוב אחר התשלום מחשבונו של המקבל (הלקוח) לשולח החשבונית ובכך לצמצם את נושא חוסר הוודאות הנוגעת לזהות החותם בחתימה מאובטחת.

במידה ונבחר להשתמש בחתימה מאובטחת חלה עלינו אחריות לקבל תשלומים לפי הדרישות בלבד.
אם בוצע תשלום שאינו עומד בדרישות, יש להשיבו ולדרוש תשלום תקין.

מה לא לעשות

היות ולומר בקצרה לא לעבור על החוק, אפילו לא בטעות, זה פשטני מדי, להלן מספר טעויות נפוצות בתחום החתימה הדיגיטאלית:

  • משלוח חשבונית בPDF ללא חתימה דיגיטאלית – פעולה זו אינה תקנית ואף עלולה להכשיל את הלקוחות, בין אם ישמרו את המסמך בתעוד חוץ ולא ישימו לב שאין חתימה ובין אם ידפיסו את המסמך.
  • לשלוח או לקבל דואר אלקטרוני חתום בחתימה דיגיטאלית – החוק מדבר במפורש על חתימת המסמך ולא אמצעי ההעברה שלו, דבר זה משול לחתימה על מעטפת הנייר שבתוכה יש חשבונית מבלי לחתום על החשבונית עצמה כנדרש.
  • הדפסה ותיוק של מסמך ממוחשב חתום בחתימה אלקטרונית – אם אשרתם לספק לשלוח מסמכים אלקטרוניים, יש לעמוד בדרישות החוק ולנהל תעוד חוץ כפי שתואר מוקדם יותר, הדפסת מסמכים אלו אינה תקינה.
  • חתימת מסמך דיגיטאלי בחתימה שאינה של חותם התעודה – לעיתים ניתקל בשירותי חתימה אלקטרונית שבה המסמכים נחתמים ע"י תעודה של המערכת ולא תעודה אישית של החותם, מיותר לציין כי זה אינות תקני, מטרת החתימה הדיגיטאלית, כמו חתימה רגילה, לזהות את החותם עצמו.
    שימוש בחתימה שכזו מכשיל גם את מקבל המסמך אם לא ישים לב שהחותם אינו מי שפרטיו מופיעים על המסמך
  • בדיקת תקינות החתימה האלקטרונית – על מנת שהחשבונית החתומה תוכר, יש לוודא שהחתימה האלקטרונית תקינה. את התקינות בודקים בכמה אופנים:
    • התעודה עצמה צריכה לכלול את פרטי החותם: שמו המלא, ת.ז של החותם, שם התאגיד שבשמו הוא חותם במקרה של חברה בע"מ ומספר התאגיד.
    • במקרה של עוסק רשום – שם העוסק ות.ז שלו חייבים להיות זהים לאלו המופיעים בחשבונית. במקרה של חברה בע"מ – שם התאגיד והח.פ. בחתימה צריכים להיות זהים לתאגיד שהנפיק את החשבונית. לא ניתן להשתמש בתעודה של גורם שלישי לחתום חשבוניות שלכם.
    • נדרש לבדוק שהתעודה שבה חתמו את המסמך הינה בתוקף.

כמה זה עולה לי והאם כדאי לחתום דיגיטאלית?

את מחיר כריתת העצים ביערות הגשם ניתן למצוא בקישור הזה
עצים אלו יקרים לחברת GeeeX בע"מ מסיבות אקולוגיות והיינו שמחים אם תפעלו לשמר אותם לטובת עתידינו ועתיד ילדינו.
יחד עם זאת, למטרת מאמר זה, נניח את המצפון בצד לרגע ונעשה חשבון כלכלי בלבד.

עלות שליחת חשבונית בדואר נעה בין 2 ₪ ל- 4 ₪
מחיר זה כולל:
נייר
מעטפת נייר
בול
עלויות הדפסה
העבודה הנדרשת וכו'

חתימה מאובטחת
אינה עולה כסף אך מצריכה הקפדה יתרה על נהלי עבודה מול הלקוחות ולעיתים גוררת עיכוב בקבלת התשלום
כל אחד צריך לעשות את החשבון שלו:
אם כל התשלומים מבוצעים בכרטיס אשראי על שם מקבל המוצר אין בעיה
אבל אם מקבל המוצר והמשלם אינם אותו גורם או אם אין לנו מושג כיצד נקבל את הכסף, אז יש בעיה.
ובפרט מזומן – צורת תשלום בסיסית זו אינה אפשרית כלל.
הוראות לחתימה זו זמינות בסוף המאמר.

חתימה מאושרת
פתרונות החתימה הדיגיטאלית מגוונים למדי כיום, וניתן למצא כאלו בעלות של כ100₪ בחודש.
חישוב פשוט יראה ש 100/2=50 כלומר אם מנפיקים יותר מ50 מסמכים ממוחשבים בחודש נחסוך בעליות משלוח החשבוניות.
אך לא לשכח כי עדיין יש להתנהל לפי הדרישות ולקבל אישורים ממקבלי המסמכים, וללקוח שאינו מוכן לקבל מסמכים אלו חובה לשלוח מסמכים בנייר.

האם יש קשר בין תוכנת הפקת החשבוניות לתוכנת החתימה?

יכל להיות אך לא חייב להיות.
ישנן מערכות להפקת חשבוניות אשר למספקות שירותי חתימה על מסמכים – חברה שכזו תדרוש תשלום על הפקת התעודה הדיגיטאלית ותבקש פרטים אישיים ת.ז וכו' טרם הפקת התעודה. בתעודה שתתקבל תשתמש המערכת לחתימת המסמכים.
פתרונות נוספים הם הפקת מסמכים כפי שנעשה במערכת GeeeX CRM וחתימה עצמאית על המסמכים בחתימה מאובטחת עם Adobe PDF או שימוש בתכנות צד שלישי לחתימה מאושרת כמו CoSign.

זהירות!

במידה ומשתמשים במערכת הכוללת חתימה אלקטרונית יש לוודא את רמת האבטחה, היות והחתימה שלכם, לעיתים, נשמרת במחשבי הספק, גניבה של חתימה זו תאפשר לכל גורם לחתום בשמכם לא רק מסמכים ממוחשבים אלא כל מסמך שהוא.
במידה ונגנבה חתימה, יש להודיע מידית לגורם המאשר לבטל את התעודה ולהנפיק אחת חדשה!
דבר זה נכון גם לחתימה מאובטחת, אם הכנתם חתימה, אל תקלו ראש בשמירה עליה, ובמידה והיא הגיעה לידיו של אדם אחר, יש לבטלה מיד ולהנפיק חדשה.

סיכום

משלוח מסמכים דיגיטלים אמנם מצריך הכנות גם מצידנו וגם מצד הלקוחות, אך לאחר שהתחלנו הכל פשוט וקל יותר.
יש להקפיד ולעמוד בדרישות ולא לטעות או "לעגל פינות" זה עלול לגרור פסילת ספרים, קנסות ושאר אי נעימויות.
לזכור שמשלוח מסמכים ממוחשבים משפיע על הלקוחות שלנו, אז קחו אחריות ואל תכשילו אותם בחתימה על מסמך הסכמה מבלי שהם מבינים את חלקם בתהליך.
חתימה דיגיטאלית נשמעת זולה ופשוטה, אך לא בהכרח כך הדבר, בדקו אם שיטת עבודה זו מתאימה לכם.

הוראות לחתימה מאובטחת של מסמכים

תחילה יש ליצור חתימה מאובטחת
חתימה מאובטחת ניתן ליצור ע"י מגוון כלים, אנו ממליצים להשתמש בכלים מוכרים כדי לחסוך סיבוכיות.

פטור מאחריות

  • GeeeX בע"מ, בעליה והעובדים בה אינם נושאים באחריות לכל תוצאה ו/או נזק ישיר ו/או עקיף, מכל מין וסוג שהוא, שייגרם בגין שימוש במידע הכלול באתר זה ו/או באמצעותו.
  • התכנים /המידע הכלולים באתר זה נועדו להעשרת המשתמש/ת ואינם מהווים בשום צורה ייעוץ חשבונאיי או משפטי או מקצועי מכל מין וסוג שהוא ומצריכים בדיקה נוספת וייעוץ אישי וספציפי.
  • השימוש במידע שלא כאמור לעיל, הינו באחריותו/ה הבלעדית של המשתמש/ת.
  • מטבע הדברים, אין לראות באתר זה ו/או במצויין בו ו/או בטקסט הימנו משום חוות דעת ו/או ייעוץ מכל מין וסוג שהוא.
  • כל הנעזר/ת ו/או המשתמש/ת באינפורמציה הכלולה באתר זה ו/או בכל עניין אחר הקשור בו, עושה זאת על אחריותו/ה בלבד.