5 צעדים ראשונים בחשבוניות

כניסה למערכת

לקוחות רשומים

הכנסו לעמוד הכניסה למערכת ע״י לחיצה כאן
הקלידו שם משתמש וסיסמה
לחצו על כפתור ״כניסה״

לקוחות חדשים

הכנסו לעמוד ההרשמה ע״י לחיצה כאן
מלאו את כל הפרטים במדויק, פרטים אלו יופיעו על החשבוניות שתפיקו בהמשך
בסיום ההרשמה תועברו ישירות לתוך החשבון החדש שלכם

הוספת לקוח חדש

יצירת לקוח

העמוד הראשון אליו תגיעו לאחר הכניסה למערכת הוא רשימת הלקוחות
בכדי ליצור לקוח חדש לחצו על הכפתור הוספה
אשר ממוקם בחלק העליון של המסך מצד ימין
כעת יפתח חלון אשר מכיל את כל פרטי הלקוח.
יש אפשרות למלא את כל הפרטים או חלקם.
שדות אשר מסומנים ב* הינם שדות חובה אי מילוי פרטים אלו ימנעו שמירת פרטי הלקוח ותוצג הודעת שגיאה.

הודעות שגיאה

  • שדות חובה חסרים
    • שדות חובה מסומנים ב*
      אם אחד השדות חסר תוצג הודעת שגיאה ולא תתאפשר שמירה
  • כתובת דוא״ל לא תקינה
    • המערכת בודקת את מבנה כתובת הדואר האלקטרוני
      אם המבנה איננו תקין תוצג הודעת שגיאה
      המערכת לא בודקת אם הכתובת קיימת או לא

שמירה

לאחר מילוי כל פרטי הלקוח יש ללחוץ על כפתור  Save_btn

הוספת מוצר

רשימת מוצרים

בתפריט העליון (הכחול) יש לבחור במלאי ומתוך הרשימה לבחור במוצרים
במסך זה יוצגו כל המוצרים הקיימים במערכת
ניתן לראות פרטים ולעדכן ע״י לחיצה על שם המוצר

יצירת מוצר חדש

מצד ימין למעלה לחצו על כפתור ההוספה – הוספה
יפתח חלון הוספת מוצרים המאפשר עריכת כל הפרטים לגבי המוצר
יש לשים לב לשדה כמות המוצרים
המערכת מאפשרת ניהול מלאי. כל הפקת חשבונית תגרע מוצרים מהמלאי.

שמירה

לאחר מילוי כל פרטי הלקוח יש ללחוץ על כפתור Save_btn

יצירת חשבונית

רשימת החשבוניות

בתפריט העליון (הכחול) יש לבחור במכירות ומתוך הרשימה לבחור חשבוניות
במסך זה תוצג כל רשימת החשבוניות אשר הופקו במערכת
כדי לראות את כל פרטי החשבונית יש ללחוץ על כותרת החשבונית
חשבוניות שלא הופקו עדיין ניתן לערוך ע״י לחיצה על ״עריכה״
אפשרות זו תעלם לאחר הפקת החשבונית.

הוספת חשבונית

הכנסו לכרטיס הלקוח עבורו מופקת החשבונית
גלגלו את המסך כלפי מטה עד לרשימת החשבוניות
לחצו על  Add_inv
יפתח מסך הוספת חשבונית
כל פרטי הלקוח יוכנסו אוטומטית. אם יש צורך ניתן לערוך אותם בשלב זה. שינוי הפרטים יבוצע בחשבונית זו בלבד ולא בלקוח בכלל.

בחירת סוג חשבונית

המערכת תומכת במסמכים הבאים

  • תעודת משלוח
  • חשבון עסקה (דרישת תשלום)
  • חשבונית מס
  • חשבונית מס קבלה
  • חשבונית עסקה (לעוסק פטור בלבד)
  • חשבונית עסקה קבלה (לעוסק פטור בלבד)

כברירת מחדל המערכת תיצור חשבונית מס. ניתן להחליף את סוג החשבונית מרשימת הבחירה בחלק הימני העליון

בחירת מוצרים

חשבונית מורכבת משני חלקים עיקריים, פרטי הלקוח והמוצר אשר נמכר לו.
בכדי להוסיף את המוצרים אשר יצרנו בשלב הקודם לחצו על הזכוכית המגדלת Search
יפתח חלון עם רשימת המוצרים הקיימים במערכת בכדי לבחור מוצר יש ללחוץ על שמו.
מוצר זה יתווסף לרשימת המוצרים בחשבונית.

אם ברצונכם להוסיף מוצרים נוספים יש ללחוץ על כפתור Add_product

שמירה

לאחר מילוי כל פרטי החשבוניות והוספת המוצרים יש ללחוץ על כפתור Save_btn

הודעות שגיאה

שדות חובה מסומנים ב* אם לא מולאו כל השדות תוצג הודאת שגיאה
כמות המוצרים ומחירם חייבים להיות חיוביים וגדולים מ-0. אם פרטים אלו לא מולאו כראוי תוצג הודעת שגיאה
במקרה והחשבוניות היא חשבונית מס קבלה וסכום החשבונית סכום כל אמצעי התשלום חייב להייות זהה (עד רמת האגורה) אחרת לא תתאפשר שמירה.

הדפסת חשבונית

כדי להפיק את החשבונית שנוצרה, יש להיות במצב צפיה בחשבונית ע"י לחיצה על נושא החשבונית מרשימת החשבוניות.
את רשימת החשבוניות ניתן לראות מהתפריט הראשי או מתוך פרטי הלקוח.
החשבונית מופקת בלחיצה על הקישור Export_PDFיצוא לPDF בצד שמאל למעלה.

מקור

חשבונית מקורית מופקת אך ורק פעם אחת לאחר לחיצה על כפתור ה PDF.
לאחר ייצור המקור יש להדפיסו, לחתום ולתת ללקוח.
אין אפשרות לייצר קבצי מקור נוספים.

העתק

לאחר הפקת המקור כל לחיצה נוספת על הכפתור יצוא לPDF תיצור העתק נאמן למקור של החשבוניות.
מסמכי העתק ניתן ליצור ללא הגבלה.

שאלות נפוצות

ש: האם ניתן ליצור מקור נוסף?
ת: לא. פעולה זו אסורה על פי החוק ואינה אפשרית במערכת.

ש: הפקתי חשבוניות מקורית ומצאתי טעות מה עושים?
ת: ניתן ליצור חשבונית זיכוי לחשבונית השגויה, את הזיכוי והמקור יש למסור לרואה החשבון ולשמור יחדיו. כעת ניתן ליצור חשבונית נוספת תקינה ולמסור ללקוח.
בכדי לעשות זאת בקלות ניתן להשתמש בכפתור שכפול חשבונית ואז לתקן את הטעות ולשמור.

ש: הפקתי חשבונית עסקה וכעת קיבלתי עבורה תשלום מה עלי לעשות?
ת: כעת יש ליצור חשבונית מס קבלה, למען הנוחות ניתן לפתוח את פרטי חשבון העסקה, ללחוץ על כפתור שכפול, ולהחליף את סוג החשבונית ל"חשבונית מס קבלה".
כל הפרטים יועתקו וכל שנותר לעשות הוא למלא את אמצעי התשלום, לשמור ולהדפיס

ש: הלקוח ביטל את העסקה מה עושים עם החשבונית?
ת: ישנן שתי אפשרויות
אפשרות ראשונה – לקבל את חשבונית המקור בחזרה לבצע זיכוי ולשמור את שני המסמכים יחדיו
אפשרות שנייה – להפיק זיכוי, להחתים את הלקוח על חשבונית הזיכוי ולשמור את המסמך

ש: האם ניתן לשלוח את החשבונית בדואר האלקטרוני?
ת: כדי לשלוח חשבוניות בדואר אלקטרוני יש לחתום אותן בחתימה אלקטרונית באופן עצמי

איתור חייבים

לנוחותכם מערכת מסופקת עם מסנן חשבוניות פתוחות. מסנן זה מציג אח ורק חשבוניות שלא נסגרו ומהווה "דוח חי" של חשבוניות פתוחות.

קבלת תשלום

קבלה לחשבונית

קבלות מופקות כאשר מקבלים תשלום מכל סוג שהוא
כאשר מקבלים תשלום לחשבונית מומלץ להיכנס לחשבוניות וללחוץ על הקישור "יצירת חשבונית" מצד שמאל.
יפתח חלון יצירת חשבונית וכל פרטי הלקוח והסכום לתשלום יוזנו אוטומטית.
כל שנשאר הוא לבחור את סוג אמצעי התשלום ולהשלים את הפרטים
בסיום יש ללחוץ על כפתור Save_btn

קבלות, כמו חשבוניות יש להדפיס בלחיצה על הקישור Export_PDF יצוא לPDF מצד שמאל.

אמצעי תשלום

  • מזומן
    מזומן מכיל אך ורק את הסכום
  • צ'ק
    יש למלא את כל פרטי הצ'ק כפי שהם מופיעים בתחתית
    שדה בנק וסניף הם רשימות בחירה. ניתן לבחור בעזרת עכבר או ע"י הקלדת מספק הבנק/סניף.
  • כרטיס אשראי
    את פרטי כרטיס האשראי יש להקליד בשדות המתאימים כמו צ'ק
    כרגע אין אפשרות להקליד מספר תשלומים.
  • העברה בנקאית
    ניתן להקליד את פרטי ההעברה בצורה דומה לזו של צ'ק וכ"א

סגירת חשבונית

סגירת חשבוניות אוטומטית

המערכת מזהה אם החשבונית סגורה בצורה הבאה:

  • אם הסכום בשקלים מתאים (המערכת מתעלמת מאי התאמה במספר האגורות)
  • אם סכום הקבלה גבוהה מסכום החשבונית
  • אם סכום הקבלה שווה או גדול מסכום החשבוניות המשויכות אליה

אם הוצאה קבלה על חלק מסכום החשבונית, החשבונית תהייה סגורה לחלקית ותופיע ברשימת החשבוניות הפתוחות.

סגירת חשבוניות ידנית

במידה ויש צורך לסגור חשבוניות למרות שלא שולמה במלואה יש ללחוץ על הקישור "סגירת חשבונית" מתוך כרטיס הלקוח.